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Was sind Arbeitgeberkosten?
Arbeitgeberkosten sind alles, was ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen im Jahr tatsächlich kostet, und das ist mehr als sein Bruttogehalt. Zum Bruttogehalt kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen, der Beitrag zur Berufsgenossenschaft und die Kosten für Arbeitsplatz, Geräte und Software. Der Fachbegriff für Gehalt plus gesetzliche Arbeitgeberanteile ist das Arbeitgeberbrutto. Die Zuschläge darüber hinaus nennt man oft Lohnnebenkosten oder Personalnebenkosten.
Wer nur mit dem Bruttogehalt plant, kalkuliert zu knapp. Der Kostenfaktor zeigt den Unterschied in einer Zahl: Ein Faktor von 1,28 bedeutet, dass jeder Euro Bruttogehalt Sie 1,28 € kostet. Dieser Rechner ermittelt ihn für Ihren Einzelfall und rechnet weiter bis zu den Kosten pro produktiver Stunde und dem Stundensatz, den Sie Kunden berechnen müssen.
So werden die Arbeitgeberkosten berechnet
Die gesetzlichen Arbeitgeberanteile haben Obergrenzen: Kranken- und Pflegeversicherung werden nur bis 69.750 € Jahresbrutto berechnet, Renten- und Arbeitslosenversicherung nur bis 101.400 € (Werte 2026). Darüber steigt der Arbeitgeberanteil nicht mehr mit. Deshalb ist ein fester Prozentaufschlag nur bei mittleren Gehältern korrekt, und der Rechner wendet die Grenzen für jede Versicherung einzeln an.
Beispiel: Ein Mitarbeiter mit 48.000 € Jahresbrutto (4.000 € im Monat), 2,9 % Zusatzbeitrag, 1 % Berufsgenossenschaft, 1.500 € Ausstattung und 1.200 € Software im Jahr verursacht Arbeitgeberanteile von 10.896,00 €. Die Gesamtkosten liegen bei 61.596,00 € im Jahr, der Kostenfaktor bei 1,28. Bei 40 Wochenstunden, 30 Urlaubstagen, 10 Feiertagen und 10 Krankheitstagen bleiben 1.680 produktive Stunden. Eine Stunde kostet Sie damit rund 36,66 €. Mit 30 % Zielmarge müssen Sie diese Stunde für 52,38 € verrechnen. Die Marge steht dabei im Nenner (÷ 0,70) und nicht als Aufschlag von 30 %: So bleiben tatsächlich 30 % vom Verkaufspreis übrig.
So nutzen Sie den Arbeitgeberkosten Rechner
1. Jahresbrutto eingeben. Tragen Sie das vereinbarte Bruttogehalt für zwölf gleiche Monatsgehälter ein. Einmalzahlungen wie ein 13. Gehalt rechnen Sie bitte in das Jahresbrutto ein.
2. Krankenkasse und Bundesland angeben. Der Zusatzbeitrag der Krankenkasse wird je zur Hälfte vom Arbeitgeber getragen. Der Rechner startet mit dem durchschnittlichen Zusatzbeitrag von 2,9 %. In Sachsen liegt der Arbeitgeberanteil zur Pflegeversicherung niedriger (1,3 % statt 1,8 %).
3. Umlagen und Berufsgenossenschaft ergänzen. Die Umlage U1 (Entgeltfortzahlung bei Krankheit) betrifft nur Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten, die Umlage U2 (Mutterschaft) alle Arbeitgeber. Die Sätze legt Ihre Krankenkasse fest; der Rechner startet für U2 mit 0,4 % (2026 zum Beispiel Barmer 0,42 %, DAK 0,39 %). Der Beitrag zur Berufsgenossenschaft hängt von Ihrer Branche ab; den Betrag finden Sie im Beitragsbescheid. Ohne Angabe rechnet der Rechner mit 0 %.
4. Zusatzleistungen und Gemeinkosten eintragen. Dazu gehören vermögenswirksame Leistungen, Jobticket oder betriebliche Altersvorsorge sowie Ausstattung, Arbeitsplatz und Software pro Jahr.
5. Arbeitszeit einstellen. Wochenstunden, Urlaubstage, Feiertage und Krankheitstage bestimmen, wie viele Stunden Sie für die Kosten tatsächlich bekommen. Die Voreinstellungen sind Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen Werte ersetzen sollten. Gesetzlich stehen Beschäftigten mindestens 24 Werktage Urlaub zu, bei einer Fünf-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage.
Angestellter oder Freelancer?
Im zweiten Tab vergleichen Sie die Jahreskosten des Angestellten mit einem Freelancer, den Sie mit Stundensatz und Stundenzahl ansetzen. Der Freelancer-Satz ist ein Nettobetrag ohne Umsatzsteuer; als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen können Sie die berechnete Umsatzsteuer in der Regel als Vorsteuer abziehen.
Ein reiner Kostenvergleich reicht nicht aus. Wer nach Weisungen und eingegliedert in Ihre Arbeitsorganisation arbeitet, gilt nach § 7 SGB IV eher als Beschäftigter, auch wenn ein Freelancer-Vertrag besteht (Scheinselbstständigkeit). Das kann Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen nach sich ziehen. Die Deutsche Rentenversicherung klärt den Status im Statusfeststellungsverfahren. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
Was der Rechner nicht abbildet
Das Ergebnis ist eine Kalkulationshilfe und keine Lohnabrechnung. Nicht berücksichtigt sind private Krankenversicherung und Arbeitgeberzuschuss, Minijobs und Übergangsbereich (bei einem Bruttogehalt bis 603 € im Monat gilt eine Pauschalabgabe, die der Rechner nicht berechnet), Beamte, geschäftsführende Gesellschafter, tarifliche Zuschläge und der Pflichtzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge. Für Österreich und die Schweiz gelten andere Regeln. Verbindliche Zahlen liefern Ihre Lohnabrechnung oder Ihr Steuerberater.
Wie sich ein Mitarbeiter im Verhältnis zu den Kosten rechnet, sehen Sie im ROI-Rechner. Wie Sie als Selbstständiger Ihren eigenen Satz kalkulieren, zeigt der Stundensatz Rechner, und aus einem Monatsgehalt den Stundenlohn ermitteln Sie mit dem Stundenlohn Rechner.